Política de Tratamiento de Datos Personales

La protección de datos personales, consagrada constitucionalmente, es entendida como la facultad que tienen los individuos de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Holding Consultants, dentro de sus procesos, conoce, almacena y trata datos personales, situación que genera una responsabilidad para el adecuado manejo de los mismos. En cumplimiento de la normatividad vigente, en especial el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, Holding Consultants, asegura que cuando una persona natural y/o jurídica suministra información para ser incorporada en las bases de datos o archivos de la Compañía, existan los procesos adecuados para protegerlo y que se haga un uso adecuado de la misma.

El principal propósito de esta Política es que cualquier persona cuyos Datos Personales, hayan sido entregados en virtud de cualquier tipo de relación o motivo, conozca los tratamientos a los que será sometida su información, cuando haya sido autorizada de manera previa, libre e informada el tratamiento de los mismos.  Así mismo, se dan a conocer los derechos que les asisten a los titulares cuyos Datos Personales reposan en las bases de datos de la Organización, cómo se pueden hacer efectivos y a quién debe acudir cuando tenga alguna consulta, inquietud, queja, reclamo o solicitud en relación con los mismos. Holding Consultants, está comprometida con la adopción de estándares de seguridad y calidad para que la información de las personas que haya sido entregada, sólo sea tratada con la finalidad para la cual fue recolectada.

Los canales por los cuales se prestarán los servicios de la Organización son:

Escrito: A través del Correo electrónico: gerente.operaciones@holdingconsultants.com

Presencial: Carrera 47 No. 127D - 03

Telefónico: Mediante las líneas (+57) 3003239682 o (+571) 6754738

Virtual: Por medio de la Página web PQRSF o del Whatsapp

En relación con la naturaleza y las funciones propias de Holding Consultants

• El Tratamiento de los datos se realizará con la finalidad de efectuar las gestiones pertinentes para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, contractuales o con respecto de cualquier relación de negocios que permitan el fortalecimiento de sus relaciones con terceros.
• Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos, solicitudes o felicitaciones que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
• Registrar sus datos personales en los sistemas de información de la compañía y en sus bases de datos comerciales y operativos.

En relación con el funcionamiento de Holding Consultants

Talento Humano: El tratamiento de los datos se realizará para el proceso de contratación, desempeño de funciones, prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo de la relación contractual adquirida por el Empleado y/o Colaborador.

Clientes Internos y Externos: Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o felicitaciones presentados a la compañía.

Proveedores y Contratistas de Holding Consultants

• El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo el proceso de gestión contractual de productos o servicios que la Holding Consultants, requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.
• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación.

La información y datos personales suministrados por el titular de los mismos, podrán ser utilizados por Holding Consultants, como responsable del tratamiento de los datos, para el desarrollo de las funciones propias de la Organización. Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dar a los datos personales, deberá ser informado previamente, en el aviso de privacidad y en la respectiva autorización otorgada por el titular del dato, según sea el caso, y siempre teniendo en cuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, establecidos por la Ley, el presente documento y las demás normas que desarrollen la materia.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

Principios relacionados con la recolección de datos personales

• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principios relacionados con el uso de datos personales 

• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principios relacionados con la calidad de la información

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales

• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas: Al titular del dato, A las personas autorizadas por el titular del dato, A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

De acuerdo con lo estipulado por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales, tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Todo Responsable y Encargado involucrado en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Holding Consultants, actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, deberá:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, para el uso y tratamiento de los datos personales.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten, en virtud de la autorización otorgada.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
• Informar los derechos que le asisten como Titular.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados.
• Registrar en la base de datos respectiva, la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Los titulares de la información, o sus causahabientes podrán solicitar a través de cualquiera de nuestros canales de servicio, la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos y archivos de la compañía siguiendo los lineamientos establecidos en los procedimientos que se encuentran publicados en la nuestra página web.

Esta Política empezará a regir a partir del 01 de agosto de dos mil diecisiete (2017).  Se divulgará a través de la página web, y estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia.

Cuando se cumplan estas condiciones, Holding Consultants, publicará e informará a los titulares de los datos personales, sus causahabientes o representantes, las nuevas medidas dictadas sobre la materia, antes de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.

Esta Política podrá ser modificada en cualquier momento por parte de la Holding Consultants, pero en todo caso, cualquier modificación sustancial tendrá que ser comunicada previamente a los titulares, a través de la página web o mediante un correo electrónico que será enviado a los titulares de los datos personales, siempre y cuando se haya sido suministrada esa información. Recuerde que usted podrá acceder y consultar la Política de Tratamiento de la Información, Aviso de Privacidad, Autorización y Procedimientos para el tratamiento de la misma en: www.holdingconsultants.org - www.holdingconsultants.com

Se firma al primer (1) día del mes de agosto 2017.

Representante Legal y Gerente General