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Especialista en Sistemas de Gestión y Outsourcing

Soluciones de Calidad para la Gestión Integral

Ocho (8) Pasos para realizar una Análisis del Contexto Organizacional y Construir una Matriz DOFA

15 Feb

Ocho (8) Pasos para realizar una Análisis del Contexto Organizacional y Construir una Matriz DOFA

Posted by presidente@holdingconsultants.org  

Comprensión de la Organización y su Contexto

En el numeral 4.1 de la norma ISO 9001:2015 que trata sobre el análisis y proyección del contexto de la organización, exige que ésta se evalúe, comprenda y prospecte a sí misma y el entorno en el que opera. Esto supone que es necesario definir todas las influencias que generan los distintos elementos internos y externos de la Organización y la manera en la que inciden sobre el Sistema de Gestión de Calidad o el Sistema de Gestión Integral, la cultura, los propósitos que persigue la organización y los objetivos, además de la complejidad de los productos y/o servicios, el flujo de procesos y la información, además del tamaño que tenga la empresa, el mercado en el que trabaje, los clientes que tengan, las partes interesadas, etc., por estas razones la Matriz DOFA nos permitirá realizar un análisis del contexto empresarial de manera adecuada.

Para que una empresa cuente con un Sistema de Gestión eficiente, éste se debe estar alineado con su estrategia y tomar en cuenta los problemas internos y externos que son relevantes para realizar la planificación de la consecución de los objetivos.

Para que la Organización realice una Alineación Estratégica eficaz debe analizar y comprender los entornos:

  • Legal
  • Tecnológico
  • Competitivo
  • Mercado
  • Cultural
  • Social
  • Económico
  • Valores
  • Cultura
  • Conocimiento y desempeño de la Organización

Análisis de Contexto Organizacional

Existen diferentes formas y técnicas de apoyo para que las empresas puedan observar y realizar un análisis del contexto organizacional, en esta ocasión veremos el análisis DOFA también conocida como matriz FODA o análisis SWOT en inglés), es una herramienta utilizada para la formulación y evaluación de estrategia. Generalmente es utilizada para empresas, pero igualmente puede aplicarse a personas, países, etc. Su nombre proviene de las siglas: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.

El análisis DOFA se usa principalmente por la alta dirección y sus directivos. El análisis se centra en identificar todos los factores internos y externos que pueden afectar al rendimiento futuro de cualquier negocio.

Los cuatro factores mencionados dentro de un análisis DOFA tienen como objetivo evaluar el equilibrio entre todos los recursos disponibles y las capacidades internas que tiene una organización, además de las oportunidades y amenazas.

Thompson y Strikland establecen que el análisis DOFA estima el efecto que genera una estrategia para conseguir el equilibrio entre todas las capacidades de la empresa y su situación externa, además de las oportunidades y las amenazas.

El resultado del análisis FODA es un punto de referencia para generar las estrategias pertinentes, esto supone un modelo de negocio específico según los recursos y las capacidades disponibles de la empresa que se adapta al entorno en el que opera la organización. Se considera que los factores positivos y negativos, tanto dentro como fuera de la organización pueden afectar al éxito.

El análisis ayuda a visualizar todas las tendencias de cambios en el análisis del contexto que pueden beneficiar al proceso de toma de decisiones de cualquier empresa.

Recuerda ponemos a tu disposición el formato de la matriz DOFA puedes ir a nuestra sección Descargas y alli lo encontraras. 

Ocho (8) Pasos para Construir una Matriz DOFA

  1. Definir la debilidades Organizacionales: Son las cualidades que dificultan la productividad de una empresa e impiden que una empresa pueda cumplir con su misión. Las debilidades se pueden controlar y la magnitud de los daños pueden ser reducidos, pero para hacerlo, primero deberán realizar una identificación de todos los puntos débiles de la organización.
  2. Establecer las Oportunidades: No existe un número de oportunidades que se encuentren presentes dentro del entorno que opera la empresa. Las organizaciones siempre se pueden beneficiar de este tipo de oportunidades. Las oportunidades pueden surgir del mercado, la competencia o la tecnología. Las oportunidades que existen se pueden centrar en la utilización de las nuevas tecnologías, el fallo de cualquiera de sus competidores.
  3. Definir las Fortalezas: Son las cualidades que establecen el éxito en cualquier empresa. Permiten a una empresa cumplir con su misión en el mundo de los negocios, las fortalezas pueden ser tangibles o intangibles. Las fortalezas se incluyen dentro del liderazgo que sufren los empleados dentro de la empresa. Se pueden incluir: la disponibilidad de recursos, financieros, empleados comprometidos, la ausencia de deuda financiera, etc.
  4. Establecer las Amenazas: Las amenazas son elementos de vulnerabilidad que pueden poner en peligro la fiabilidad y la rentabilidad de cualquier negocio. Las amenazas no se pueden evitar ni controlar, pero deben ser abordadas con el fin de encontrar una solución viable.
  5. Definir las Estrategias y Acciones DO: Este grupo de acciones debe reunir los planes conducentes a cada una de las debilidades que se consideraron como oportunidades de mejoramiento del grupo de trabajo o que representan ajustes positivos para el proyecto.
  6. Definir las Estrategias y Acciones FO: Este grupo de acciones debe reunir los planes conducentes a cada una de las fortalezas internas o externas que fueron consideradas como oportunidades que tienen el grupo de trabajo para potencializar y asegurar el éxito del proyecto. Es así, que se deben presentar acciones que permitan aprovechar al máximo estas fortalezas que están de nuestro lado en la ejecución del proyecto.
  7. Definir las Estrategias y Acciones DA: Este grupo de acciones debe reunir los planes conducentes a cada una de las debilidades que se consideraron como amenazas para el proyecto. Estas acciones deben ser muy precisas y lo suficientemente analizadas, ya que representan debilidades del grupo de trabajo que ponen en riesgo directo el éxito del proyecto. El nivel de prioridad de estas acciones se deben considerar como muy alto.
  8. Definir las Estrategias y Acciones FA: Este grupo de acciones debe reunir los planes conducentes a cada una de las fortalezas generalmente externas, que de una u otra manera ponen en riesgo permanente el éxito del proyecto durante toda su implementación. Estas acciones también son de prioridad muy alta, por lo tanto deben existir planes detallados y muy estudiados que contengan o minimicen los efectos negativos que amenazan al proyecto.

La presentación de la matriz de estrategias debe incluir el análisis de las acciones a realizar con sus cronogramas de trabajo y sus correspondientes dependencias y/o posibles funcionarios líderes de cada etapa. También se deben incluir los costos, el posible presupuesto requerido durante la ejecución de cada una de las actividades, en la que se determine el flujo de caja estimado.

Holding Consultants de Colombia asesora la implementación de SistemaS de Gestión de manera efectiva en cumplimiento a la normatividad nacional e internacional vigente contáctenos a presidente@holdingconsultants de colombia.

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