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Especialista en Sistemas de Gestión y Outsourcing

Soluciones de Calidad para la Gestión Integral

Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad​ en 12 Pasos de manera Efectiva

19 Feb

Implementar el Sistema de Gestión de la Calidad​ en 12 Pasos de manera Efectiva

Posted by presidente@holdingconsultants.org 

Aprende en 12 pasos a implementar un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), que cumpla con los requisitos de las normas Internacionales ISO y aporte de manera efectiva al cumplimiento de la Misión de la Organización.

Un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) no es más que una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos para lograr la calidad de los productos y/o servicios que se ofrecen al cliente o parte interesada, es decir, es planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en el cumplimiento de los requisitos del cliente y en el logro de la satisfacción del mismo. Así el Sistema de Gestión de Calidad se convierte en una herramienta que le permite a cualquier Organización planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el desarrollo de la misión con altos estándares de calidad, los cuales son medidos y/o monitoreados a través de herramientas como; indicadores, Inspecciones, auditorías, entre otras.

Para ello la Holding Consultants de Colombia ha diseñado una estrategia que le permitirá adoptar metodologías para los distintos procesos, apoyado en las mejores prácticas a nivel mundial.

La construcción colectiva del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) se basará en la identificación de procesos que le permitan a la Organización, a través de su talento humano un mejor control de las actividades, el logro de los objetivos definidos para cada proceso de una manera efectiva y ante todo la adopción de la cultura del mejoramiento continuo, mediante la gestión del día a día.

Sigue los pasos detallados que a continuación Holding Consultants de Colombia te ofrece para poner en marcha tu propio sistema:

  1. Logra el compromiso de la alta dirección y del personal: No se puede  implementar un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) sin un real compromiso de todos. Asegúrate de comunicar lo que se busca hacer y sumar al equipo de trabajo. Como argumenta Richard Chase en su libro “Administración de la Producción y Operaciones” (2007): “para lograr una calidad sobresaliente se requiere un liderazgo de calidad por parte de la alta gerencia, un enfoque en el cliente, una participación total de la fuerza laboral y una mejora continua basada en el análisis de los procesos”.
  2. Iidentificar las expectativas de los clientes: ¿Qué esperan los clientes? ¿Cómo les damos lo que requieren? Una vez detectado el mercado al que nos dirigimos, es importante determinar las necesidades de los compradores y traducirlas en términos de los productos y/o servicios que brinda la empresa
  3. Determinar el tipo de sistema a seguir. Existen numerosas opciones para gestionar la calidad: normas, modelos o manuales, gratuitas o pagas. Algunas son internacionales (por ejemplo, las normas ISO), otras regionales y hasta se han desarrollado estándares que pueden ser exclusivamente locales (por ejemplo, certificaciones de origen de una determinada localidad). Algunas se diferencian por el sector empresarial, tipo de productos o servicios. Explorar, hacer benchmarking y consultar con especialistas puede ayudar en esta etapa.
  4. Designar un Líder. Pocas cosas ocurren si no existe alguien a cargo. Dependiendo de las características propias de la organización, en este caso podrá ser una persona, un comité o un departamento de calidad.
  5. Realizar el diagnóstico inicial. Para entender el punto de partida es necesario realizar mediciones de la situación actual de la empresa en materia de calidad. Se pueden analizar las fortalezas y debilidades actuales para definir el mejor camino. El diagnóstico puede realizarse mediante entrevistas o cuestionarios, observación de los procesos o revisión de registros.
  6. Definición de los Procesos: En esta etapa se establecen y registran los procesos actuales de la empresa para tener una mejor visión de estos y así conocer su interacción con otros departamentos y áreas, para saber que tipo de información fluye entre ellos. Estos son analizados para que posteriormente sean modificados y adaptados a las mejores prácticas conocidas en el giro y para el bien común de la organización.
  7. Documentación de Política y Plan de Calidad: El Plan de Calidad es un documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico. La Política de Calidad debe incluir el objetivo de calidad principal, el compromiso que existe con el cliente, y de qué manera se va a lograr a través de una mejora continua.
  8. Elaboración de Documentos y/o Registros de Trabajo: La elaboración de la documentación o información documentada asociada se llevan a cabo con el fin de plasmar lo que hacemos, cómo lo hacemos, qué registros deben quedar, los alcances y quienes son los responsables de cada actividad, se debe documentar lo relevante o crítico dentro de la Organización.
  9. Capacitación: Esta etapa es la más difícil de todas, ya que significa cambiar la mentalidad del talento humano hacia normas y procesos controlados. Siempre existen personas en la empresa que se van a resistir al cambio, pero debemos de ser insistentes y constantes en la concientización para lograr un cambio en donde todos estemos en el mismo rumbo. Si esto no sucede, simplemente el sistema no va a funcionar.
  10. Implementación: Una vez creado, desarrollado y estructurado todo lo anterior, además de la capacitación al personal, llega la etapa de la implementación, en donde se pone en marcha todo el sistema y el personal comienza con el uso de esta herramienta. Lo que antes se hacía de una manera, en esta etapa se deja de hacer como antes, y se comienza con la nueva estructura.
  11. Medición, Análisis, Auditoría: Ya puesto en marcha el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), debemos medir su eficacia, eficiencia y efectividad, para esto utilizaremos herramientas como medición y análisis de los resultados de indicadores, inspecciones, auditoría al cumplimiento de los requisitos establecidos, y presentar estos resultado en una reunión a la gerencia donde se muestra el funcionamiento y oportunidades de mejora del Sistema.
  12. Mejora: Debemos generar Acciones Correctivas y/o Preventivas de los resultados de las mediciones, inspecciones, auditorías internas y/o externas y la revisión general, para comenzar a trabajar sobre las observaciones y/o No Conformidades encontradas en el Sistema de Gestión de Calidad.Lo recomendable en esta etapa, es crear un sistema que permita gestionar las solicitudes de las acciones correctivas y preventivas, comúnmente llamado CAR System (Corrective Action Request System) o Sistema SAC (Sistema de Solicitud de Acciones Correctivas), y que ayudarán a darle un seguimiento a estas solicitudes.

Holding Consultants de Colombia asesora la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de manera efectiva en cumplimiento a la normatividad nacional e internacional vigente contáctenos a presidente@holdingconsultants de colombia.

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